Privacyverklaring

1. Wat is Kota?

Kota is een praktijk voor ondersteuning bij gezinnen, gedreven door een orthopedagoog en systeemtherapeut, geregistreerd bij SKJ en NVRG.

Verwerkingsverantwoordelijke:
Kota
Nederland
E-mail: frederik@kota-utrecht.nl

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Kota?

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier op onze website. Het gaat om de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• De inhoud van uw bericht

In het kader van een begeleidingstraject kunnen aanvullend de volgende bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming:

• Gegevens over gezondheid en ontwikkeling van het kind
• Gegevens van ouders/verzorgers en gezinsleden voor zover relevant voor de begeleiding

3. Doeleinden en grondslagen voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft:

• Contactberichten via het formulier: maximaal 1 jaar na laatste contact, tenzij dit leidt tot een begeleidingstraject.
• Cliëntdossiers: 20 jaar na het einde van de behandeling, conform de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO).
• Administratieve gegevens (facturen e.d.): 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.

5. Verstrekking aan derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij verstrekken gegevens uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, voor het voldoen aan een wettelijke verplichting, of wanneer u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Met derden die namens ons persoonsgegevens verwerken (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.

In het kader van de begeleiding kan — uitsluitend met uw toestemming — informatie worden gedeeld met andere zorgverleners of instanties zoals school of huisarts.

6. Doorgifte buiten de EER

Wij geven uw persoonsgegevens in beginsel niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk zou zijn, zorgen wij voor passende waarborgen conform hoofdstuk V van de AVG.

7. Beveiliging

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onze website maakt gebruik van een beveiligde verbinding (HTTPS).

Als u de indruk heeft dat uw gegevens toch niet goed zijn beveiligd of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via frederik@kota-utrecht.nl.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Kota neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen. Er wordt geen profiling toegepast.

9. Uw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): u heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): u heeft het recht onjuiste gegevens te laten corrigeren of onvolledige gegevens aan te laten vullen.
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG): u heeft het recht om uw gegevens te laten verwijderen, tenzij wij een gerechtvaardigde reden hebben om deze te bewaren (zoals een wettelijke bewaarplicht).
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): u heeft het recht de verwerking van uw gegevens tijdelijk te laten beperken.
• Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG): u heeft het recht uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met name wanneer de grondslag gerechtvaardigd belang is.
• Recht om toestemming in te trekken: voor zover de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze op elk moment in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om gebruik te maken van uw rechten kunt u een verzoek sturen naar frederik@kota-utrecht.nl. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; wij informeren u hierover.

Wij zijn verplicht uw identiteit te verifiëren alvorens wij gehoor geven aan een verzoek.

10. Klacht indienen

Als u van mening bent dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Wij adviseren u deze verklaring periodiek te raadplegen zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

12. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op:

Kota
E-mail: frederik@kota-utrecht.nl